外國投資者日本房產管理指南

在我們的訪談中，疋田剛提到了一個相當具體的問題：公寓管理組織（HOA）的會議。如果您在日本持有一間公寓，例如在東京購買了一間作為出租投資的住宅，大樓的管理組織通常每年都會召開一次業主大會。每位業主都會事先收到相關文件，包括會議議程、上一年度的會議紀錄，以及特別徵收費用或大型修繕工程等提案。所有文件都是日文。您人在海外，無法親自出席。即使您想自行處理，也不僅需要理解日文，還必須了解日本公寓管理組織在溝通和運作方面特有的禮儀與慣例。

從海外管理日本房產，往往不是面臨某一個巨大問題，而是必須不斷處理一件又一件看似細小、卻無法忽視的事情。

疋田剛是 Axios Management 的董事總經理。Axios Management 是一家位於東京、已營運 超過22年的房產管理公司，其客戶中有 超過98%為外國投資者，因此他對海外業主管理日本房產時所面臨的實際情況有著深入且獨特的了解。日本大多數房產管理公司幾乎只服務日本國內客戶，因此其管理系統、溝通方式，以及對客戶需求的基本假設，通常都是以居住在日本的業主為前提，而不是為了那些身在新加坡或雪梨、可能在深夜透過手機確認房產狀況的海外業主而設計。

日本房產管理的關鍵：商業文化往往比語言更重要

許多人認為，語言障礙的主要問題是無法閱讀日文文件。這確實是一項困難，但反而是比較容易解決的部分。如今，翻譯工具已足以處理內容直接、明確的一般往來文件。真正困難的，是疋田所說的，必須理解「處理各種問題時所涉及的商業慣例與文化」。尤其房產管理公司需要與許多日本當地的合作對象打交道，包括維修承包商、大樓管理人員、地方政府機關及租客等。

日本的商業關係與西方國家的運作方式有所不同。如果承包商認為溝通方式沒有充分尊重日本的專業規範，即使雙方當下都沒有明確意識到問題所在，對方也可能降低案件的處理優先順序，甚至不再積極回覆電話。這些摩擦往往難以察覺，相關成本也不會直接出現在帳單上。您實際感受到的，可能是原本一週即可完成的維修拖延了三週，或原本可靠的承包商逐漸變得難以聯繫。

主要服務日本國內客戶的管理公司，通常會憑經驗自然地掌握這些文化與商業慣例。然而，了解日本的做事方式，與能夠跨越文化差異向外國客戶清楚說明，並以英文配合客戶所在時區，提供客戶可以立即理解和採取行動的資訊，是兩種不同的能力。

日本房產管理公司負責哪些工作？核心服務與容易被忽略的責任

房產管理公司的核心工作包括：

• 代收租金
• 支付公寓管理費及相關費用
• 處理維修及保養需求
• 與公寓管理組織及地方政府機關聯繫
• 房屋空置時協調招租事宜

在服務介紹中較少被強調的，是業主必須履行的各項責任。無論房產目前是否有租客入住，這些事項都仍然需要有人處理。

• 收到稅務通知後，必須及時確認並作出回應。
• 公寓業主大會召開時，可能需要安排代理人出席或代為表決。
• 即使房屋空置，仍可能產生水電等費用，並需要定期進行現場檢查。

對於原本以為房產購買後大致可以自行運作的外國投資者來說，這些持續發生的責任與費用，可能會令人感到意外。正如疋田指出的，無論房產是否有人居住，持有成本都不會停止，包括稅金、公寓管理費，以及第二住宅的水電費等，即使房屋處於「空置狀態」也是如此。

住宅房產的管理費通常約為每月租金收入的 5%至10%，但各家公司的收費方式有所不同，而且管理合約未必會清楚說明房屋空置期間仍需處理的責任。因此，在簽署任何合約之前，建議直接詢問：「當我的房產處於空置狀態時，管理公司會如何處理？在此期間，我需要支付哪些費用？」部分公司會在房屋空置期間調整管理費，另一些公司則會維持原有收費。

如何選擇日本房產管理公司：Axios Management 的專業建議

當我們詢問外國買家在選擇日本房產管理公司時，應注意哪些重要訊號，疋田並沒有首先提到執照或資格認證。他更重視的是，當客戶對管理方式提出不同意見時，管理公司會作出怎樣的回應。

這一點在日本可能比在其他國家更加重要。日本的房產管理業長期依循既有慣例運作。許多事情之所以一直採用某種方式處理，未必是因為那是最有效率的方法，而只是因為整個行業向來如此。然而，近年來市場變化的速度已超出傳統管理模式原本能夠應付的範圍，包括短期住宿相關法規的改變、租客結構的轉變，以及外國投資者需求的持續增加。如果一家管理公司面對建議時總是回答「我們向來不這樣做」，即使它在個別情況下未必完全錯誤，也很可能不會主動找出那些客戶尚未察覺、卻有改善空間的問題。

此外，也應確認該公司目前的外國客戶比例。主要服務日本國內業主的公司不一定無法提供良好服務，但其管理系統通常是為日本國內客戶建立的。英文報告、能夠配合不同時區的合理回覆時間，以及熟悉海外投資者對資金匯款和稅務處理的常見疑問等，都必須被明確納入公司的日常營運流程中。這些能力並不會自然而然地存在。

為何海外房地產投資者需要專門的日本房產管理服務

Axios 並不是日本唯一一家服務外國投資者的房產管理公司，但其在 22年間幾乎專注於這一客戶群體的經驗，在業界相當少見。大多數接受海外客戶的管理公司，仍然以日本國內業主為主要客群，海外業主只佔其整體管理業務的一部分。

在選擇管理公司時，疋田提到 Axios 刻意維持精簡團隊的做法，也值得納入考量。這並不是說規模較小就一定比較好。在日常且標準化的管理工作中，較大的組織規模和成熟的處理流程，往往能為客戶帶來優勢。真正顯現差異的，是非例行性的情況，例如租客突然失去聯絡、大樓發生緊急維修，或某件事情必須在當天立即作出決定。此時，內部溝通層級較少的小型團隊，通常能夠更快採取行動。在房產管理中，這種反應速度可能正是輕鬆解決問題與付出高昂代價之間的關鍵差別。

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